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浅谈抽水蓄能电站工程档案管理存在的问题及对

作者:admin2014-11-17 14:53阅读:文章来源:未知
一、 基本情况介绍
       张河湾公司从工程项目开工建设以来就十分重视工程档案管理工作,把基建工程的竣工档案视为工程建设的重要环节,结合张河湾抽水蓄能工程资料范围广、种类多以及涉及单位多等特点,对整个建设项目档案工作进行统筹规划,明确了档案工作由总经理主管,副总经理分管,办公室主抓,在办公室设立了档案室,隶属办公室,配备了4名档案专职人员,同时各部门设立一名兼职档案员,并规定了工作职责。
       张河湾公司完成了工程档案的形成、积累、整理、归档等工作,竣工图编制符合规范,工程档案归档率达到百分之百。已归档档案符合国家及电力行业的有关档案管理的规范、标准。
二、调研分析
       在工程档案管理过程中普遍存在的问题有:
       (一)施工初期一些施工单位领导对档案工作重视不够,且施工队伍流动性强,档案人员职责不清,档案资料流向网络不健全,使得工程建设中技术、施工人员调动、变更,导致人走档案走。人走档案资料交接不及时的现象出现,影响了档案工作的质量。
       (二)在某些施工单位中存在着档案管理水平普遍不高的问题。在工程项目档案管理工作上还没有达到标准化、制度化、规范化管理。在制度执行上不按制度执行,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,在制度执行上存在软的现象。
       (三)档案专业人才缺乏。档案人员一般是新参加工作的同志或临时聘用人员,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,具有档案专业或有职称、又懂技术的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术,应用电脑进行操作并对档案进行开发和再利用的专业人才更是奇缺。
       (四)收集档案资料不及时。档案工作人员大都是在单位工程收尾完工阶段才着手档案的收集整理,在项目建设过程中工程技术和施工人员是产生档案的主体,而他们往往在项目即将竣工时抽调到新的项目点,这样势必造成过程施工档案资料之间关系不清,签字不全,对工程施工档案的齐全完整产生不利影响。
三、 思考
       针对以上问题,如何解决是摆在公司面前的一大难题。面对困难,公司领导一定要高度重视,各有关业务部门密切配合,有了这个前提条件,就可以建立健全并落实档案管理工作的各项制度。
四、采取的措施
       (一)建立档案管理体系,确保档案管理工作顺利开展
       为了统一领导、统一部署张河湾抽水蓄能电站工程档案工作,专门成立了由我公司牵头,监理、设计、施工等有关单位负责人和档案专职人员参加的“工程竣工档案验收小组及档案管理网络”,制订了档案网络成员的职责。各参建单位也成立相应的档案管理机构,设立了专职档案人员,便于公司和各参建单位进行工程资料的发放、接收、竣工档案移交直接对口联系。
       为确保各施工单位的执行力度,针对基层施工单位工程进展情况,督促其成立档案工作领导小组,配备专职或兼职档案人员,并每年对其进行业务培训,对项目档案工作进行统筹规划。我公司档案人员会同监理部门,质检部门不定期指导检查施工档案资料,查漏补缺,对存在问题及时指出,多层审核,把好验收关。在基建过程中,多次组织施工单位档案管理人员进行档案法规和专业知识培训、考核,大大提高了档案人员的业务素质,使他们在档案整理的过程中有法可依有章可循。加强档案人员与工程技术人员的联系,发挥全员参建的档案意识,力求施工档案的规范系统。
(二)采取有效措施,保证工程档案的完整性和准确性
       在工程前期工作时,就注重项目前期时的相关文件资料的收集,确定专人负责做好文件和图纸资料的管理,及时办理归档。
       采取前端控制。为了保证工程档案收集的完整、齐全,在工程设计、设备采购、施工及监理的招标投标、签订合同协议时就设立专门条款,明确规定乙方应提交竣工图的套数、时间,明确对项目档案整理、归档的责任。支付工程款时,必须经档案部门确认竣工档案的齐全、规范,财务部门才能付款。
(三)用活档案,充分发挥档案存史资政的积极作用
       围绕工程建设的实际,档案管理人员广泛收集资料,尽力提供文件资料注意用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。在工作中做到腿勤、口勤、手勤,讲究热心、细心、耐心。无论是领导还是一般技术人员查阅档案,都热情服务。不仅提供直接资料,还根据需要提供相关文件材料;不仅提供文字材料,还尽量提供图片、录像等直观材料。在严格履行审批手续,切实做好安全保密工作的同时,注意发挥档案的服务功能,在服务中收集档案,在服务中完善档案,努力提高档案管理水平。
       工程档案不同于一般的历史资料,对工程的运行及设备安全有直接影响,因此收集与管理好工程建设时期档案资料至关重要。在档案利用与服务中体现档案价值,维护机组的安全运行。
       增加参建单位工程管理人员的档案意识,认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。重点建设项目档案涉及工程方方面面的工作,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。一组完整、准确、系统的档案形成,必须发挥全体参建人员的作用,特别是在项目建设阶段,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划,及时收集整理,在安全保管的基础上,加大档案的开发利用力度。在实际工作中,档案人员深入现场,进行及时指导。一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中的重要作用,使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度;另一方面加强档案人员与工程建设人员的联系,积极提供有效服务,通力合作,保证工程档案的完整、准确、系统。

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